Vorsteuer, Umsatzsteuer, Voranmeldung und Co. einfach erklärt

Michaela
Chefredakteurin, mein-gruendungszuschuss.de
  (zul. aktual.)

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Die Umsatzsteuer (USt) oder auch Mehrwertsteuer (MwSt) ist auf so gut wie jeden getätigten Umsatz fällig. Die Umsatzsteuer beträgt in Deutschland 19%. Für bestimmte Waren und Leistungen (z.B. Lebensmittel, Bücher) gilt der ermäßigte Satz von 7%.

Als Unternehmer bist Du verpflichtet, Deinen Kunden die Umsatzsteuer (extra ausgewiesen) in Rechnung zu stellen und an das Finanzamt abzuführen. Wenn Du als Unternehmer jedoch selber Einkäufe tätigst, zahlst Du dafür i.d.R. Vorsteuer, d.h. Du zahlst Umsatzsteuer, die Du mit den von Kunden erhaltenen Umsatzsteuer aus Deinen Verkäufen verrechnen kannst. Diese Verrechnung geschieht im Rahmen der regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung: Hier gibst Du sowohl die eingenommene Umsatzsteuer als auch die gezahlte Umsatzsteuer (= Vorsteuer) an; diese Differenz (= Zahllast) führst Du an das Finanzamt ab. Wenn Du Deinen Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelst, musst Du diese Daten elektronisch an das Finanzamt übermitteln.

In gewissen Fällen kann man sogar von der Umsatzsteuer befreit werden (Umsatzsteuerbefreiung). Paragraph § 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) listet dazu entsprechende Befreiungen auf. Zudem sind manche medizinischen Berufe komplett von der Umsatzsteuer befreit. In all diesen Fällen solltest Du Dich jedoch genauer von Deinem Steuerberater beraten lassen.

Kleinunternehmerregelung

Ein anderer Spezialfall der Umsatzsteuerbefreiung, nämlich die sog. Kleinunter­nehmer­regelung, betrifft – wie der Name bereits vermuten lässt – Kleinunternehmen (Einzel­unternehmen, Freiberufler, GbR) und kann für Dich als Existenzgründer enorme Bedeutung haben: In § 19 Abs. 1 UStG ist festgelegt, dass Kleinunternehmen sich von der Umsatz­steuer­pflicht befreien lassen können (Wahlrecht), wenn folgende Bedingungen gegeben sind:

  • Gründungsjahr: Voraussichtlicher Gesamtumsatz darf im Gründungsjahr nicht 22.000€ übersteigen.
  • In den Folgejahren: Der Umsatz im jeweils vergangenen Jahr muss unter 22.000€ liegen und darf im laufenden Jahr voraussichtlich nicht höher als 50.000€ sein.

Die Gesamtumsatzgrenzen beziehen sich immer auf ein ganzes Kalenderjahr, d.h. Du musst Deinen voraussichtlichen Umsatz auf zwölf Monate hochrechnen, wenn Du während des Jahres startest.

Die Kleinunternehmerregelung muss bei der steuerlichen Erfassung beim Finanzamt beantragt werden. Bei erfolgreicher Beantragung wirst Du so als Kleinunternehmer bei Deinen bürokratischen Pflichten erheblich entlastet. Zudem gilt dann für Dich, dass „brutto gleich netto“ ist, d.h. bei der Rechnungsstellung brauchst Du keine Mehrwertsteuer auszu­weisen, allerdings musst Du darauf hinweisen (z.B. „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatz­steuer berechnet.“). Es ist noch zu beachten, dass – wenn Du auf die Klein­unter­nehmer­regelung verzichtest – die nächsten 5 Jahre in der Regelbesteuerung bleiben musst, bevor Du die Kleinunternehmerregelung erneut beantragen kannst.

Umsatzsteuervoranmeldung

Wie bereits oben erwähnt, muss laut UStG jedes Unternehmen, das nicht von der Klein­unter­nehmer­regelung Gebrauch macht bzw. machen kann, Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen. In anderen Worten: Bei der Rechnungsstellung vereinnahmst Du die Steuern im Auftrag des Fiskus, in dem Du die sog. Mehrwertsteuer auf den Gesamt­nettobetrag der Ware oder der Dienstleistung aufschlägst.

Obwohl die Umsatzsteuer eine Jahressteuer ist (Umsatzsteuerjahreserklärung), müssen Unternehmen die jährliche Umsatzsteuer schon „im Voraus“ (vor dem Jahresabschluss) abführen. Diese Vorauszahlung wird über die Umsatzsteuervoranmeldung—eine Steuer­erklärung, die innerhalb eines Geschäftsjahres entweder gar nicht (Umsatz­steuer­schuld im Vorjahr < 1.000€), vierteljährlich (1.000€ < Umsatzsteuerschuld im Vorjahr < 7.500€) oder monatlich (Umsatzsteuerschuld im Vorjahr > 7.500€) zu erstellen ist—i.d.R. über ELSTER geregelt. Deine Buchführung muss natürlich diese Umsatzsteuervorauszahlungen berücksichtigen und entsprechend verbuchen.

Die Umsatzsteuerschuld errechnet sich aus der Summe der eingenommenen Mehrwert­steuer­beträgen (bzw. Umsatzsteuerbeträge) abzüglich Deiner Vorsteuer innerhalb des Zeitraums, der bei der aktuellen Umsatzsteuervoranmeldung betrachtet wird. Deine Vorsteuer sind die Mehrwertsteuern, die Du als Unternehmen z.B. an Lieferanten und Dienstleister gezahlt hast. Die Umsatzsteuerschuld (insofern die eingenommenen Umsatzsteuerbeträge größer als Deine Vorsteuer ist) musst Du dann dem Finanzamt melden und auch abführen. Im umgekehrten Fall (Vorsteuer größer als die eingenommenen Umsatzsteuerbeträge) erhältst Du eine Umsatzsteuererstattung.

Beispiel (Umsatzsteuerschuld)

Ein Unternehmen (mtl. USt-Voranmeldung) hat im April 10.000€ (netto) erwirtschaftet. Die Kunden zahlten insgesamt 1.900€ Umsatzsteuern auf diese.

  • Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen (Einnahmen): 1.900€
  • Bezahlte Vorsteuer auf Eingangsrechnungen (Ausgaben):
    • 370,88€ (Beispiel 1)
    • 2.136,55€ (Beispiel 2)

Die Umsatzsteuerschuld im April beträgt insgesamt 1.900€ - 370,88€ = 1.529,12€ (Beispiel 1) bzw. 1.900€ - 2.136,55€ = -236,55€ (Beispiel 2). Im ersten Beispiel muss das Unternehmen den Betrag von 1.529,12€ an das Finanzamt abführen, wohingegen es im zweiten Beispiel 236,55€ vom Fiskus bekommt.

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